Toda a atenção às contas do condomínio

Questões fiscais
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Por Marília Montich

Começo de ano é um bom momento para pôr o orçamento em ordem. Saber o montante que entra e que sai é fundamental para manter uma saúde financeira adequada. Se dentro da nossa casa essa receita já funciona, no condomínio é sucesso garantido. É preciso ter conhecimento e organização para ficar no azul sem deixar de lado manutenções e demais responsabilidades.

A mão de obra é um dos elementos que mais gera gastos em um condomínio. Contratar trabalhadores próprios chega a comprometer entre 50% e 80% do orçamento. Existem, porém, empresas terceirizadas capazes de reduzir esses valores consideravelmente.

Outra despesa importante a ser destacada diz respeito à água e luz. Além do fato de haver reajustes periódicos, o consumo depende muito mais dos condôminos do que da administração do próprio síndico.

É possível – e necessário – que se busque ao máximo controlar os custos, ainda mais em tempos de “vacas magras”. E isso passa, claro, por disciplina. “Quanto mais o síndico planejar os mínimos detalhes em conjunto com os conselheiros, melhor será a gestão. Criar um fundo de reserva é um dos fatores que ajuda na redução de gastos, haja vista que, com dinheiro na mão, conseguimos negociar melhor com fornecedores no caso de urgência”, afirma o presidente da Conasi (Confederação Nacional dos Síndicos), Sérgio Craveiro.

O fundo de reserva citado pelo especialista se trata de uma conta que não se confunde com o caixa do condomínio. Sua finalidade é justamente garantir que, em meio a uma circunstância inesperada, o residencial honre com os pagamentos, evitando, assim, prejuízos. Consertos de vazamentos, portões, telhados e bombas d’água são exemplos de situações que devem ser cobertas pela verba.

A legislação, por sinal, exige a existência desse fundo. A lei nº 4.591/1964 determina que o percentual de arrecadação seja estabelecido na convenção condominial.

“Se houver uma emergência, use o fundo e depois reponha o montante extraído. Caso não haja verba, o síndico deve submeter os condôminos a uma assembleia extraordinária e apresentar aos presentes os valores de rateio extra para compor as despesas”, afirma Craveiro.

Trabalhar de forma preventiva, contudo, é a opção mais acertada, como afirma o advogado especialista em Direito Condominial, Rodrigo Karpat. “Tenha em mente que sempre que as manutenções precisarem ser resolvidas de forma corretiva o custo será muito maior.”

Importante lembrar que o dinheiro para dar conta do funcionamento de um organismo tão complexo como um condomínio vem da cota condominial, cobrada de todos os moradores. Para se chegar ao valor é simples, mas vale a pena reforçar a fórmula. “Veja quantos funcionários são necessários, some a mão de obra, adicione os encargos, o 13º salário e a previsão de férias. Veja o gasto de água e luz dos últimos 12 meses, tire uma média e acrescente a inflação. Ou seja, some as despesas, tal como fazemos na nossa casa”, orienta o vice-presidente de Administração Imobiliária e Condomínios do Secovi-SP (Sindicato da Habitação de São Paulo), Hubert Gebara.

Inadimplência como vilã? – Há casos em que a falta de pagamento por parte de alguns moradores pode gerar aumento na cota condominial. Via de regra, condomínios apresentam taxa de inadimplência entre 5% e 10%. Quando o residencial é muito mal gerido, esse percentual pode chegar a 25%. Bons pagadores acabam arcando com a dívida daqueles não tão bons assim, o que gera transtornos. A situação, contudo, não é apontada como o principal motivo para a alta da cobrança mensal.

“Na minha opinião, o que aumenta a cota condominial de forma exponencial é a má gestão. É a escolha de uma empresa terceirizada que depois vai trazer um passivo trabalhista, a contratação de funcionários próprios mal geridos e a falta de manutenção correta”, diz o magistrado.

De qualquer forma, fato é que todos os moradores devem contribuir para o rateio de gastos. Assim sendo, Gebara dá dicas de como tentar pôr fim ao problema da inadimplência. “Se o condômino atrasou um mês, faça um telefonema delicado. Atrasou dois, mande um aviso educado. O que não pode é deixar acumular a dívida. Deve-se atuar com agilidade e permanentemente.”

Tecnologia a serviço do bolso – Na busca por mais economia, a tecnologia entra em cena nos condomínios. Há uma série de recursos que podem ser implantados visando a otimização dos processos e dos gastos. As vantagens são diversas.

“Em um primeiro momento, o avanço tecnológico traz inteligência da informação e segurança. Depois, é possível dizer que quanto maior a tecnologia dos equipamentos, maior a tendência de que eles funcionem melhor e exijam menos manutenção”, explica Karpat.

Como ressalta o advogado, a tecnologia também está presente em itens mais simplórios, como em lâmpadas de LED e sensores em caixa d’água e de iluminação, que promovem a redução do consumo.

Sucesso na prática – O síndico orgânico Edson Silva, que administra o condomínio Pasion Ypiranga, em São Paulo, garante que as instruções acima, se postas em prática, geram resultados satisfatórios. Ele destaca que manutenções preventivas, combate à inadimplência e implantação de tecnologia, além de uma boa previsão orçamentária, são a chave para garantir que as contas de um residencial sempre fechem.

Silva lembra, entretanto, que nem sempre a situação de seu condomínio foi tranquila. Ele já teve de enfrentar problemas sérios de caixa, resolvidos com dose extra de atenção e agilidade. “Quando assumi a gestão, os lançamentos que a administradora fez não foram autorizados por mim. Tivemos que rescindir o contrato, promover apuração nas pastas e, depois de análise jurídica, entrar com processo.”

Como dica, ele deixa a outros síndicos três grandes conselhos. “Contrate empresas qualificadas no mercado, utilize produtos de boa procedência e acompanhe as manutenções preventivas junto às empresas contratadas”, aponta.

Um bom time faz toda a diferença

É essencial se cercar de bons profissionais que irão dar suporte ao trabalho do síndico. A escolha das pessoas pode definir o sucesso ou fracasso da gestão financeira e, por isso, merece atenção. “Procure sempre uma boa assessoria e um bom advogado. Essa equipe ajudará a baixar os custos, uma vez que os erros do percurso serão minimizados”, diz Karpat.

Nesse cenário, o papel da administradora é fundamental. “Ela deve auxiliar o síndico na condução da previsão orçamentária, inclusive trazendo informações de economia e negociação de outros condomínios”, afirma o presidente da Conasi.

“O síndico não é obrigado a saber tudo. Costumo dizer que ele tem que agir como o presidente de um sistema parlamentarista, enquanto a administradora atua como o primeiro-ministro. Ou seja, a parte burocrática tem que ser preparada pela administradora”, exemplifica o vice-presidente de Administração Imobiliária e Condomínios do Secovi-SP.

Mas não cabe apenas ao síndico e a seu time a tarefa de zelar pelas finanças do condomínio. Quando se vive em comunidade, todos devem se preocupar com o bem estar geral. Assim, se interessar pela pauta orçamentária de onde se vive deve se tornar um hábito.

“Todos recebem a prestação de contas. Se há alguma dúvida, o morador pode procurar o síndico, escrever no livro de ocorrência ou mesmo recorrer direto à administradora”, opina Gebara.

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